Baden-Württemberg Boat Trip
Jedes Jahr findet am Abschlusstag der Lindauer Nobelpreisträgertagung eine Schiffstour auf dem Bodensee statt. Die ca. 50 Nobelpreisträger und rund eintausend Gäste an Bord der „MS Sonnenkönigin“ – Europas größtem Eventschiff – erleben einen unvergesslichen Tag mit abwechslungsreichem Programm und viel Raum für Dialoge.
Durch detaillierte Planung und Organisation wird die Veranstaltung so durchgeführt, dass vom Begrüßungscounter über das Programm an Bord, bis zu dem Moment, an dem der letzte Passagier das Schiff verlässt, ein harmonischer Ablauf und ein in sich stimmiges Gesamtkonzept entsteht.
Ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements der agentur kmr ist die Budgetplanung und finanzielle Abstimmung mit dem Kunden. Insbesondere die Kostenerfassung, die Aufnahme der Grunddaten und Kontaktaufnahme zu den beteiligten Institutionen übernehmen wir für den Auftraggeber.
Dazu gehört die Konzeption und Organisation der gesamten technischen Rahmenbedingungen, wie die Ton-, Bild- und Bühnentechnik, das Schiffsbranding für Baden-Württemberg, das Catering, der Wappentierträger (Maskottchen Hirsch und Greif) und die Buchung des Schiffes.
Weiter wird in enger Abstimmung mit den einzelnen Partnern ein Ablaufkonzept erstellt. Es werden Recherche, Absprachen und Briefing der Künstler und Moderatoren sowie die Organisation von Highlight-Aktionen von uns durchgeführt. Dieses Konzept wird laufend an technische und organisatorische Gegebenheiten angepasst. Zudem werden Baden-Württembergische Unternehmen angesprochen, die die Veranstaltung mit Ihren Produkten unterstützen. Auch die Koordination und Absprachen mit diesen Unternehmen werden federführend von unserer Eventagentur übernommen.
Bei der Durchführung vor Ort gehören zu unseren Aufgaben der Auf- und Abbau auf dem Schiff, Einrichtung der Begrüßungscounter, Verteilung der Namensschilder, Betreuung des Auftraggebers, Koordination der Abläufe und des Rahmenprogramms, Gästebetreuung auf dem Schiff sowie beim Zu- und Ausstieg.
Das Projektteam des Baden-Württemberg Boat Trips besteht im Wesentlichen aus einer Projektleitung und zwei Projektassistenten. Ein Senior-Berater steht bei allen konzeptionellen Fragen zur Seite und überwacht Kosten und Ablauf.
Um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen und das anspruchsvolle Publikum in bester Weise zu bedienen, erfolgt die Auswahl der Dienstleister äußerst sorgfältig. Die Veranstaltungsagentur kmr ist zuständig für Recherche, Beauftragung, Briefing, Koordination und Überwachung der Dienstleister aus den Bereichen:
- Technische Ausstattung
- Event-Möbel
- Moderation
- Musik
- Schauspiel / Künstler
- ggf. Highlight-Aktion
- Catering
- Grafik / Layout
- Übersetzung
- Druckereien für Branding an Bord und Programmbroschüre, Merchandise-Artikel